E-mail yang Anda Simpan Dapat Ditangguhkan Terhadap Anda

Kapan menghapus e-mail – dan bukan Panduan untuk Pemilik / Manajer Saat berbicara tentang e-mail, saya seorang packrat. Artikel ini dipersembahkan oleh pusatparfumcinta.com yang merupakan distributor resmi yang jual parfum cinta dengan harga terbaik dan berkualitas.

Tidak, itu tidak benar bahwa saya masih memiliki e-mail pertama yang pernah saya terima. Tapi saya mungkin memiliki e-mail pertama saya dari tahun 2000.

Hasil gambar untuk emailBahkan, saya mungkin memiliki semua e-mail saya dari tahun 2000. Jadi tentu saja, saya memiliki segalanya sejak saat itu juga.

Mengapa saya memiliki semua barang ini? Saya tidak yakin, terus terang. Mungkin saya khawatir bahwa saya akan dituntut atas beberapa pelanggaran imajiner dan akan membutuhkan e-trail untuk membuktikan saya tidak bersalah. Atau mungkin saya agak khawatir tentang beberapa persyaratan hukum untuk menyimpan barang-barang ini. <br>
<br>
Saya bukan satu-satunya yang melakukan ini. Beberapa dari Anda memiliki ribuan e-mail juga. Dan Anda mungkin tidak tahu mengapa Anda menyimpannya juga. Mungkin Anda khawatir akan dipenjara karena beberapa e-mail bodoh yang tidak dapat Anda temukan. <br>
<br>
Saya bukan ahli dalam hal dokumen dan catatan e-mail untuk disimpan. Jadi saya berbicara dengan Donald Skupsky, presiden Information Requirements Clearinghouse. Dia dengan sederhana menggambarkan dirinya sebagai ahli terkemuka di dunia dalam bidang ini. Saya juga berbicara dengan Charles Fine, seorang pengacara Phoenix. <br>
<br>
Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika Anda bertanya-tanya apakah Anda ingin menyimpan email atau tidak. Tentunya, jika Anda masih memiliki pertanyaan, bicarakan dengan seorang pengacara.
</ p>
<ol>
<li> <strong> Simpan catatan penting. </ strong> Tapi e-mail tidak selalu dianggap sebagai catatan. Perusahaan harus menyimpan catatan transaksi bisnis. Jika Anda menandatangani kontrak, simpan kontrak itu. Jika Anda menerima kontrak sebagai lampiran ke e-mail, dan pihak lain mengatakan di e-mail, “Kami menerima kontrak,” simpan e-mail juga. Itu merupakan catatan. <br>
<br>
Jadi jika Anda menyimpannya sebagai dokumen kertas, simpan surelnya. Jika tidak, terangkan. Itu termasuk e-mail yang dihasilkan selama proses kontrak. Ini adalah materi yang sedang dikerjakan, dan tidak mencerminkan pemikiran dari suatu organisasi. Sebaliknya, mereka adalah pemikiran individu. <br>
<br>
Ketika Anda menyimpan sesuatu, simpanlah secara formal. Jangan tinggalkan di program e-mail Anda di mana tidak ada yang bisa menemukannya. Anda mungkin lebih baik mencetaknya dan memasukkannya ke dalam folder. <br>
<br>
<li> <strong> Terkadang, simpan lebih banyak. </ strong> Ada saat-saat tertentu di mana Anda tidak dapat membuang sesuatu. Misalnya, jika Anda adalah bagian dari proses hukum, Anda tidak dapat menghapus apa pun yang relevan. Saya salah di sisi hati-hati. Lebih baik lagi, ikuti saran pengacara Anda. <br>
<br>
Bahkan jika Anda saat ini tidak dalam proses hukum, ada dua kata penting lainnya: sudah dekat dan dapat diperkirakan. Jika Anda memperhatikan bahwa Anda akan didakwa, segala sesuatunya akan segera terjadi. Sekarang bukan saat yang tepat untuk membersihkan e-mail Anda. Jika Anda membuat boo-boo besar dan seseorang terluka, gugatan dapat diduga. Sekali lagi, berhati-hatilah. Bicaralah dengan pengacara Anda. <br>
<br>
Menurut Skupsky, hanya industri sekuritas yang diperlukan untuk menyimpan semua e-mailnya. Semua orang bebas melontarkannya. <br>
<br>
<li> <strong> Tapi jangan menyimpan semuanya. </ strong> Kemungkinan besar, e-mail yang menumpuk itu mungkin tidak akan merugikan apa pun (kecuali ruang server Anda). Sebagian besar dari kita masuk ke bisnis karena kita melihat kebutuhan yang tidak terjawab. Kami ingin membantu pelanggan kami. Kami tidak pernah digugat, dan tidak pernah berharap untuk terjadi. <br>
<br>
Namun, itu bisa saja terjadi. Katakanlah, setelah melatih kesabaran luar biasa, Anda memecat Joe Screwup. Anda tidak bisa memperlakukan Screwup lebih baik, tetapi, tentu saja, dia tidak melihatnya seperti itu. Jadi, Screwup menggugat. <br>
<br>
Kamu tidak khawatir. Tapi kemudian Anda mendapat panggilan pengadilan, memerintahkan Anda untuk mengirimkan email apa pun dari tiga tahun terakhir yang ada dalam kasus ini. Tidak ada apa pun di email yang akan memengaruhi kasus ini, dan Screwup mengetahuinya. Tetapi Anda harus menggali semua yang Anda miliki, dan pengacara Anda akan melewatinya, mencari bahan yang relevan. Berapa jam, $ 200 per jam, apakah itu akan membawanya untuk melakukan itu? Jadi Anda menelan ludah dan memberikan Screwup $ 15.000 untuk pergi. Anda mungkin tidak pernah memikirkan hal ini, tetapi Anda dapat bertaruh bahwa bar penggugat memiliki. Lebih buruk lagi, mungkin mereka menemukan e-mail di mana Anda mengekspresikan komentar yang tak kenal lelah. <br>
<br>
Mengingat potensi masalah, mengapa menyimpan e-mail? Tentu, skenario ini sangat tidak mungkin. Namun, 99,9% dari email lama Anda adalah sampah. Mengapa mengambil risiko? <br>
<br>
<li> <strong> Kembangkan kebijakan tentang retensi email. </ strong> Skupsky merekomendasikan kebijakan penyimpanan 30 hari. Setelah 30 hari, karyawan Anda (dan Anda) harus memutuskan apakah e-mail adalah catatan. Jika tidak, itu pergi. Ini memiliki efek bermanfaat memaksa karyawan Anda untuk berpikir tentang apa catatan itu, dan tidak. Pengacara Chuck Fine berpikir itu ide yang bagus. Tapi dia pergi lebih jauh, dan chucks (no pun intended) e-mailnya segera.

Jangan mencadangkan surel Anda. Ini tidak berbeda dengan menyimpannya di komputer Anda. Jika Anda dipanggil, Anda dan pengacara Anda harus melewatinya, entah itu di komputer atau di tape. Hapus barang lama.

Menurut Skupsky, e-mail lama jarang berguna bagi pihak lain. Tetapi jika biaya banyak uang untuk melaluinya, penggugat tidak peduli. Demikian juga pengacaranya. Mereka tidak akan rugi. Penemuan adalah senjata yang bagus untuk memaksa penyelesaian.

Jadi saya membersihkan e-mail lama saya. Tidak benar-benar! Itu sulit. Aku sudah lama memilikinya, mereka seperti teman lama. Anda harus membersihkan milik Anda juga. Kami harus kuat tentang ini.

About